ISO 37002 Mevcut Durum Analizi

ISO 37002 İhbar Yönetim Sistemi Mevcut Durum Analizi, kuruluşun ihbar yönetim süreçlerinin değerlendirilmesi ve ISO 37002 standardına uygunluk düzeyinin belirlenmesi için yapılan kapsamlı bir inceleme sürecidir.

Bu analiz, organizasyonun mevcut şikayet ve ihbar yönetimi sistemlerini gözden geçirerek eksikliklerin ve iyileştirme alanlarının belirlenmesini sağlar.

Mevcut durum analizinin yapısı ve içeriği kuruluşa göre değişiklik gösterebilir, fakat tipik bir ISO 37002 İhbar Yönetim Sistemi mevcut durum analizinin temel adımları şunları içerir:

1. Mevcut Sistem Değerlendirmesi

İhbar Süreçlerinin İncelenmesi: Organizasyondaki mevcut ihbar ve şikayet kabul süreçlerinin detaylı bir incelemesi yapılır. Bu süreçlerin ISO 37002’ye ne kadar uygun olduğu değerlendirilir.

Şikayet/İhbar Kanallarının Durumu: Hangi kanallar üzerinden ihbarların alındığı, bu kanalların ne kadar erişilebilir ve güvenli olduğu analiz edilir. (Örneğin, telefon, e-posta, anonim platformlar vb.)

İhbarların Kategorize Edilmesi: Alınan ihbarların türleri, ciddiyet seviyeleri ve nasıl sınıflandırıldıkları gözden geçirilir.

2. Yönetim Politikaları ve Prosedürlerinin Gözden Geçirilmesi

Politika İncelemesi: Şikayet ve ihbar yönetimi için belirlenmiş mevcut politikaların varlığı ve içeriği kontrol edilir. ISO 37002’ye uygun, şeffaf ve adil bir politikaya sahip olup olmadığı değerlendirilir.

Prosedürlerin Uygulama Durumu: İhbarların nasıl alındığı, işlendiği, değerlendirildiği ve çözüme kavuşturulduğu prosedürler gözden geçirilir. Bu prosedürlerin etkinliği ve güvenilirliği değerlendirilir.

3. Yasal ve Düzenleyici Gerekliliklere Uyum

Mevzuat İncelemesi: Organizasyonun faaliyet gösterdiği ülke veya bölgedeki yasal gereklilikler ile ISO 37002 standardının karşılaştırılması yapılır. İhbar yönetim sisteminin, bu yasal gereksinimleri karşılama düzeyi belirlenir.

Etik ve Güvenlik Standartları: İhbarların gizliliği, anonimlik ve güvenliği ile ilgili organizasyonun ne tür önlemler aldığı analiz edilir. Bu önlemlerin yasal ve etik standartlara uygunluğu incelenir.

4. Risk Yönetimi

Risk Değerlendirmesi: İhbar yönetimi süreçlerinin potansiyel risklere (örneğin, yanlış ihbarlar, yasal sorunlar, güvenlik ihlalleri) karşı nasıl korunmuş olduğu değerlendirilir.

Risk Azaltma Stratejileri: Mevcut ihbar yönetim sisteminde yer alan risk azaltma stratejileri ve bunların etkinliği analiz edilir.

5. Erişim ve Kullanılabilirlik

Erişim Kolaylığı: İhbar sistemlerine erişimin ne kadar kolay olduğu değerlendirilir. Çalışanların, tedarikçilerin ve diğer paydaşların şikayet veya ihbarlarını iletmeleri ne kadar basit ve hızlıdır?

Çeşitli Kanalların Kullanımı: Farklı kullanıcı gruplarına hitap eden kanalların bulunup bulunmadığı (telefon, e-posta, web platformları, mobil uygulamalar) incelenir.

6. Gizlilik ve Anonimlik

Gizlilik Politikaları: İhbarların anonim olarak yapılabilmesi, gizliliğin korunması için alınan önlemler gözden geçirilir. Bu önlemler, organizasyonun itibarını korumak ve çalışanları güvende tutmak adına yeterli midir?

İhbarcıların Korunması: İhbarcıların geri bildiriminin ve mahremiyetinin nasıl sağlandığına dair politikaların varlığı ve uygulanabilirliği incelenir.

7. İhbarların İzlenmesi ve Raporlanması

İhbar İzleme Süreci: İhbarların nasıl takip edildiği, raporlandığı ve çözüm sürecinin nasıl izlendiği analiz edilir. Bu süreçlerin şeffaflık ve hesap verebilirlik açısından ne kadar etkin olduğu değerlendirilir.

Raporlama ve Geri Bildirim: İhbarların çözülme durumu ve ihbarcıya geri bildirim süreçlerinin etkinliği gözden geçirilir.

8. Organizasyonel Kültür ve Eğitim

Çalışan Farkındalığı: Çalışanların ihbar yapma hakkı, güvenliği ve süreçler hakkında ne kadar bilgi sahibi olduğu değerlendirilir. Eğitim ve farkındalık faaliyetlerinin yeterliliği analiz edilir.

Yönetim Desteği: İhbar yönetim sistemine üst yönetimin desteği ve süreçlerin organizasyon kültüründe ne kadar yer edindiği incelenir.

9. İç Denetim ve İyileştirme

Denetim Mekanizmaları: Şikayet ve ihbar yönetim sistemlerinin iç denetim süreçleri ve performans değerlendirme yöntemlerinin etkinliği gözden geçirilir.

Sürekli İyileştirme: Sistemlerin sürekli olarak izlenmesi ve iyileştirilmesi için bir plan ve strateji olup olmadığı değerlendirilir.